Titel HR Backoffice medewerker Standplaats Rotterdam
Startdatum 01-08-2023 Einddatum 31-07-2024
Optie tot verlenging 2 x 12 maanden Uren per week 36
Type inzet
In verband met het spoedkarakter van deze opdracht, wordt de aanvraag verkort uitgezet. Reageren kan tot vrijdag 9 juni 16:00 uur.
Kijkende naar de inhoud van deze aanvraag en de wet DBA, leent deze aanvraag zich er niet voor om door een ZZP’er uitgevoerd te worden.
Voor deze inzet geldt: Bring your own device. De medewerker dient een eigen smartphone en laptop te gebruiken.
Het betreft een functie voor 36 uur per week, verdeeld over minimaal 4 dagen. De standplaats is Rotterdam, waar je minimaal 1 dag in de week aanwezig bent. Dinsdag is onze kantoordag. Overige dagen werken we remote en mag je thuiswerken. Dinsdag, woensdag en vrijdag zijn verplichte werkdagen.
Opdracht omschrijving
De Inhuurdesk van de politie is op zoek naar een HR Backoffice Medewerker. Als afdeling verzorgen wij, voor de gehele politieorganisatie, de inhuur van extern personeel. Dit doen wij met 37 collega’s, verdeeld over 5 clusters met ieders hun eigen specialisme:
Cluster uitzenden: Werving en onboarding van functies tot en met schaal 9;
Cluster Dynamisch aankoopsysteem (DAS): Werving en onboarding van functies vanaf schaal 10 en alle ICT-functies, ongeacht schaal;
Cluster overheidsdetacheringen: In- en uit detacheren van medewerkers binnen overheidsorganisaties (Van politie naar een andere overheidsinstellingen en vice versa)
Cluster Contractbeheer: Beheer van inhuurcontracten.
Cluster Planning: Planning van externe inzet binnen onderdelen van politie.
De omvang van onze organisatie is groot en daarmee ook de vraag naar inhuuroplossingen. In 2022 hebben we meer dan 1000 nieuwe inhuuraanvragen in behandeling genomen.
Deze functie bevindt zich in het cluster Dynamisch aankoopsysteem (DAS).
Doelstelling
Als HR Backoffice Medewerker binnen het DAS ondersteun je in het gehele inhuurproces. Hierbij ben je het eerste aanspreekpunt voor de inhurende manager en begeleid je hem/haar in het inhuurproces. Je neemt nieuwe aanvragen/verzoeken in behandeling en verwerkt deze in diverse politiesystemen. Je verzorgt de juiste informatie voor de Recruiter, zodat zij de werving en advisering verder kunnen oppakken.
Nadat de werving is afgerond ben jij degene die ervoor zorgt dat er een screening wordt aangevraagd voor de in te huren medewerker. Is de uitslag van de screening positief, dan ben jij weer degene die voor de onboarding van de medewerker zorgt. Je bent dus betrokken bij alle processtappen, vanaf het moment dat de inhurende manager een inhuuraanvraag indient tot en met de onboarding van de medewerker. Een belangrijke rol want zonder jou kan de medewerker niet starten.
De verzoeken die jij in behandeling neemt zijn zeer uiteenlopend. Zo ben je het ene moment een aanvraag aan het klaarzetten voor een projectleider cybercrime en het andere moment een strafrechtjurist of een backoffice medewerker aan het onboarden. Dit maakt deze functie niet alleen heel divers, maar ook interessant. Je leert door de verscheidenheid aan inhuuraanvragen de politieorganisatie goed kennen. Al jouw werkzaamheden dragen bij aan een succesvolle uitvoering van de politietaak: een veiliger Nederland. Met bijna 63.000 werknemers en 3000 interim professionals houden we vrijheid en veiligheid in balans, voor iedereen in ons land.
Verantwoordelijkheden
Enkele voorbeelden van de uit te voeren werkzaamheden (maar niet uitsluitend) zijn:
Uitvoeren van administratieve taken t.b.v. de inhuur van tijdelijk personeel, van de capaciteitsvraag tot aan de inleenopdracht;
Rappelleren op doorlooptijd aanvraagproces/screeningsproces/on-boardingsproces;
E-mail en telefoonafhandeling van vragen (Inlenend managers, kandidaten, leveranciers, interne stakeholders);
Verwerken van (vertrouwelijke) gegevens in diverse politiesystemen.
Contacten
Je hebt in deze functie contact met de interne organisatie, maar ook met alle leveranciers die bij ons medewerkers aandragen.
Opleiding
Een afgeronde, erkende en volwaardige opleiding, op minimaal MBO-4 niveau met aanvullende aantoonbare werkervaring of een afgeronde, erkende en volwaardige HBO opleiding.
Losse (deel)certificaten worden niet als gelijkwaardig gezien.
Professionele kennis en werkervaring
Aantoonbare, uitgebreide werkervaring met MS Office (Word, Outlook en Excel);
Aantoonbare werkervaring in een administratieve rol;
Het kunnen switchen tussen taken en hierin de draad niet verliezen is een must;
Ervaring opgedaan in een grote complexe organisatie/overheid is een pre;
Aantoonbare werkervaring met het bijhouden van diverse intensieve en uitgebreide administratieve processen.
Competenties
Klantgerichtheid:
Herkent en onderzoekt de wensen en behoeften van anderen en speelt daarop in:
Onderzoekt samen met de klant zijn werkelijke vraag of behoefte.
Zoekt samen met de klant naar de best passende oplossing voor de klantvraag.
Is duidelijk naar de klant over de (grenzen van de) mogelijkheden.
Komt proactief met voorstellen die inspelen op andermans belangen.
Stressbestendigheid:
Blijft effectief presteren onder hoge werk- en tijdsdruk, bij tegenspel en druk door anderen en in onzekere omstandigheden:
Blijft onder druk en bij tegenslag beheerst en doelmatig handelen.
Blijft kalm bij confrontaties en emotie of agressie.
Blijft rustig als hij wordt beledigd of uitgedaagd.
Relativeert, zet zaken in de juiste proporties.
Herstelt zijn motivatie na teleurstelling of tegenslag.
Accuratesse:
Werkt nauwkeurig en zorgvuldig, heeft oog voor detail en maakt weinig fouten:
Blijft geconcentreerd werken, ook bij monotoon werk;
Voert werk nauwkeurig en precies uit;
Toont aandacht voor details;
Werkt ordelijk en systematisch;
Schat goed in wanneer bijzondere nauwkeurigheid is vereist;
Signaleert afwijkingen en onvolledigheden.
Flexibel gedrag:
Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden:
Past zijn benadering of handelen soepel aan als de situatie dat vraagt.
Verandert van aanpak als de oorspronkelijke niet effectief of haalbaar blijkt;
Kan geijkte patronen en werkwijzen loslaten;
Hervindt na een verstoring snel zijn normale ritme en routine;
Past zich goed aan in een nieuwe omgeving.
Organisatiesensitiviteit:
Speelt in op interne politiek en is alert op veranderingen binnen de organisatie. Onderkent de invloed en de gevolgen van eigen beslissingen of activiteiten op de andere organisatieonderdelen:
Weet wat er speelt in de verschillende onderdelen van de organisatie.
Betrekt de juiste mensen in de organisatie om iets voor elkaar te krijgen.
Maakt een goede inschatting van het interne draagvlak voor voorstellen en veranderingen.
Samenwerken:
Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat:
Zoekt samenwerking en overleg.
Geeft het gezamelijke resultaat voorrang boven het persoonlijke belang.
Deelt uit eigen beweging informatie met anderen.
Staat open voor ideeën en inbreng van anderen.
Draagt positief bij aan de sfeer en onderlinge verhoudingen.
Is collegiaal; ondersteunt collega’s waar mogelijk en nodig.
Benut specialistische mogelijkheden binnen de organisatie; werkt samen met anderen om zaken en problemen op te lossen.
Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid:
Maakt feiten, meningen en ideeën aan anderen in begrijpelijke taal, zowel mondeling als schriftelijk duidelijk:
Formuleert woorden en zinnen in begrijpelijk en correct Nederlands.
Brengt gedachten vlot en duidelijk onder woorden. Sluit in woordgebruik en wijze van communiceren aan bij de gesprekspartner(s).
Controleert in het gesprek of de boodschap goed overkomt.