Tip 1. Zorg voor een goed verzuimbeleid
Een goed verzuimbeleid voorkomt ziekteverzuim. Het opstellen van een op maat gemaakt plan betaalt zich snel terug, in tijd en in geld. Concreet biedt een goed verzuimbeleid de volgende voordelen:
- de afspraken hoe om te gaan met ziekte en ziekteverzuim liggen voor werkgever, werknemer en bedrijfsarts toetsbaar vast;
- de te volgen procedures en stappen zijn altijd helder, ook als verzuim weinig voorkomt;
- het is duidelijk wanneer van externe deskundigen (bijvoorbeeld de bedrijfsarts) gebruik wordt gemaakt;
- het geeft aan welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden medewerker, leidinggevende, HR(adviseur) en bedrijfsarts hebben;
- het geeft aan welke middelen benut kunnen worden om het ziekteverzuim te voorkomen, te beheersen en terug te dringen.
Tip 2. Ziekteverzuimpreventie: Herken (vroege) signalen van verzuim
Ziekteverzuim voorkomen is beter dan genezen. Hoe eerder je serieus werk maakt van ziekteverzuimpreventie, hoe groter de kans dat je het verzuim kunt verlagen. Door vroege signalen te herkennen voorkom je verzuim, of verkort je de duur ervan.
Voorbeelden van vroege signalen van (dreigend) ziekteverzuim:
- een medewerker geeft aan lichamelijke of fysieke klachten te hebben;
- een collega vertelt dat het niet goed gaat met een werknemer;
- je hebt weet van privéproblemen van een werknemer;
- een medewerker ziet er vermoeid uit of oogt minder verzorgd dan normaal;
- een werknemer gedraagt zich anders dan je gewend bent;
- de prestaties van een werknemer gaan zonder duidelijke verklaring achteruit;
- het contact van een medewerker met zijn collega’s verandert;
- je signaleert problemen van een werknemer met klanten of collega’s;
- je merkt dat een medewerker niet meer op tijd is voor zijn werk.
Herken je deze bij één van de werknemers? Maak bespreekbaar wat opvalt voordat ziekteverzuim plaatsvindt. Vraag wat de oorzaak is. Neem de tijd voor het verhaal van de medewerker. Ga niet in discussie over wat je signaleert, maar toon begrip voor wat erachter ligt en probeer van daaruit te zoeken naar oplossingen.
Tip 3. Zorg voor een veilige, gezonde werkplek/werkvloer
Ziekteverzuim verlagen begint met preventie. Een belangrijk onderdeel van ziekteverzuimpreventie is het creëren en behouden van een veilige, gezonde werkplek. Deze stap kun je op meerdere manieren aanpakken.
Met een Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) kunnen zaken in beeld worden gebracht die de gezondheid van werknemers (op termijn) bedreigen of zouden kunnen bedreigen. Hierdoor wordt ziekteverzuim voorkomen. De RI&E moet periodiek herhaald worden om zicht te houden op de situatie op de werkvloer en ziekteverzuim te verlagen.
Ook de PsychoSociale Arbeidsbelasting (PSA) verdient bijzondere aandacht. Het is nuttig om in elke werkomgeving, maar zeker in een omgeving met veel kantoorgebonden werkzaamheden, specifiek aandacht te besteden aan de invloed van werkdruk, spanning rond werk, spanning in het privéleven en persoonsgebonden factoren op het geestelijk welzijn. Vaak kom je daarmee vroege signalen van overbelasting op het spoor. Het is een zinvolle manier om het ziekteverzuim te verlagen.
Tip 4. Creëer een open bedrijfscultuur
Dat de bedrijfscultuur een negatieve invloed kan hebben op ziekteverzuim is voor iedereen duidelijk. Omgekeerd zien we dat een jong, innovatief bedrijf zelden ziekteverzuim van betekenis kent. Kortom, het verbeteren van de bedrijfscultuur kan het ziekteverzuim verlagen.
Er wordt vaak gedacht dat een bedrijfscultuur niet veranderd kan worden, maar dit is een foute aanname. Wel is het belangrijk klein te beginnen. Verander de afdeling en niet het gehele bedrijf.
Zorg ervoor dat medewerkers weer nieuwsgierig worden. Neem ze mee in die ontwikkeling, en neem vooral de schakels mee die er moeite mee hebben om te veranderen.
Tip 5. Stimuleer een gezonde leefstijl
De grootste bron van ziekteverzuim is te vinden in de gezondheid van de werknemer. Onderzoek leert dat ongezonde zaken als roken, overgewicht, weinig bewegen, overmatig gebruik van alcohol en leven in constante spanning leiden tot meer ziekteverzuim.
Veel mensen denken dat een werkgever hier weinig aan kan doen. Je kunt een werknemer toch niet dwingen gezond te leven? Dat kan inderdaad niet, maar je kunt werknemers wel aanzetten tot gezonder gedrag en hiermee ziekteverzuim verlagen. Confronteer werknemers met de ongezonde aspecten van een leefstijl, en zet hierbij zelf de eerste stap (gezond eten aanbieden in een kantine, stimuleren van bewegen, hulp bieden bij het stoppen met roken, et cetera).
Gezonde en vitale werknemers verzuimen minder. De voornaamste aandachtsgebieden zijn:
- gezond Bewegen
- niet Roken
- weinig Alcohol en geen drugs
- gezonde Voeding
- voldoende Ontspanning
Staat leefstijl nog niet op de agenda? Overweeg dan eens het wettelijk verplichte Periodiek ArbeidsGeneeskundig Onderzoek (PAGO) om te zetten naar een Preventief Medisch Onderzoek (PMO). Een PMO kijkt niet alleen naar werkgerelateerde gezondheidsrisico’s, maar heeft een bredere blik. Stimuleer juist de mensen die het nodig hebben deel te nemen aan dit onderzoek. Hiermee verlaag je het ziekteverzuim onder medewerkers.
Tip 6. Laat waardering blijken
Vaak spelen gedragsmatige factoren een rol bij de keuze om wel of niet te verzuimen, en die factoren kun je beïnvloeden. Hierop letten helpt ziekteverzuim te verlagen.
Een goed voorbeeld van positieve beïnvloeding van gedrag is het laten blijken van waardering.
Tip 7. Wees betrokken bij werknemers
Min of meer in het verlengde van het laten blijken van waardering ligt betrokkenheid. Het draagt bij aan ziekteverzuimpreventie. Een goed ingestoken betrokkenheid (oprechte interesse, steun waar het nodig is, een spontane vraag of reactie, afstand waar dat gewenst is) heeft aanmerkelijke invloed op hoe de werknemer tegenover jouw en het bedrijf staat. Het heeft daarmee invloed op hoe de verzuimdrempel genomen wordt.
Tip 8. Houd rekening met de werk/privé balans
Een goede balans tussen privé en werk geeft energie. Een slechte balans heeft onmiddellijk invloed op de productiviteit, motivatie en betrokkenheid van werknemers. Maar het doet meer. Het structurele verlies aan energie kan op zichzelf leiden tot zowel psychische als lichamelijke klachten, en daarmee tot ziekteverzuim.
Maar ook het omgekeerde geldt, en daarmee heb je een factor om op de verlaging van ziekteverzuim te sturen. Bied werknemers dan wel de ruimte deze balans te vinden.
Tip 9. Zorg voor een goede samenwerking met je arbodienst
Essentieel in ziekteverzuim verlagen is een goede relatie met de partij die de beoordelingen van dat verzuim doet. Meestal is dat een arbodienst, soms een zelfstandig gevestigd bedrijfsarts. Maak duidelijk welk ziekteverzuim je als werkgever vertrouwt, maar vooral ook wanneer je extra actie verwacht. En luister naar de argumenten om die actie juist wel of juist niet uit te voeren.
Een goede relatie met je arbodienst, duidelijke wederzijdse verwachtingen, open staan voor elkaars expertise/ervaring en een proactieve houding (van arbodienst en werkgever) zijn de ingrediënten voor een succesvolle samenwerking om ziekteverzuim aan te pakken.
Tip 10. Voer een proactief gezondheidsbeleid om ziekteverzuim te verlagen
Preventie kan ziekteverzuim verlagen door te voorkomen dat het ontstaat. Een pro-actief gezondheidsbeleid is feitelijk niet anders dan voornoemde negen punten vertalen naar het beleid van de organisatie. Algemene doelen voor een gezondheidsbeleid zijn het vergroten van inzet en inzetbaarheid van werknemers, het voorkomen van onderbenutting en het tegengaan van uitval en ongewenst verloop.
Het belangrijkste is dit beleidsstuk niet alleen te schrijven, maar ook te vertalen naar company policy: een beleid dat tussen de oren zit van iedere leidinggevende en iedere werknemer. Laat je bij de implementatie van het beleid begeleiden door een ervaren partij, juist omdat vreemde ogen anders kijken dan je zelf gewend bent.