Titel Project Management Ondersteuner (PMO) Standplaats Rotterdam
Startdatum 01-08-2023 Einddatum 31-07-2024
Optie tot verlenging 2 x 12 maanden Uren per week 36
Type inzet
Bij deze aanvraag gaat het om een werkrelatie op basis van een resultaatgerichte opdrachtdefinitie. De uitvoering vindt plaats vanuit van de vakinhoudelijke professionaliteit, zelfstandigheid, kennis en vaardigheden (expertise) van de kandidaat. Er is geen sprake van inzet op basis een arbeidsverhouding en dient ook niet als zodanig te worden aangemerkt.
Opdracht omschrijving
Als projectondersteuner bij bedrijfsbureau HRM ben je samen met meerdere projectleiders verantwoordelijk voor het implementeren en invoeren van ontwikkel/verander opgaven. Je stelt mijlpalen op en houdt de planning goed bij. Hiervoor richt je conform standaarden een projectadministratie in met een duidelijke documentstructuur. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de voorbereiding en de organisatie van overleggen. Je stelt actielijsten op en zorgt voor monitoring en de opvolging van actiepunten. Jouw signalerende rol is daarbij belangrijk. Je werkt aan meerdere projecten tegelijk en bent de rechterhand van de projectleider. Samen streven jullie naar verbetering van de dienstverlening.
Daarnaast is de rol van de PMO in ontwikkeling. Van de kandidaat wordt gevraagd om een actieve bijdrage te gaan leveren bij de doorontwikkeling van de PMO rol binnen het bedrijfsbureau van de dienst HRM
Je bent resultaatgericht en gedreven om dienstverlening te verbeteren. Omdat je aan meerdere projecten tegelijk werkt, is het belangrijk dat je altijd overzicht houdt. Je kunt goed analyseren en bent klant- en kwaliteitsgericht. Bij voorkeur heb je kennis van HRM. Ook kun je goed samenwerken, beschik je over overtuigingskracht en heb je oog voor de politiek-bestuurlijke verhoudingen binnen en buiten de organisatie. Jouw uitstekende mondelingen en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden komen je daarbij goed van pas. Daar bovenop kun je tegelijk goed faciliteren en ondersteunen.
Doelstelling
In de periode juli 2023 tot juli 2024 projectmanagement ondersteuning bieden aan projectleiders ten behoeve van (cao)projecten, die bijdragen aan het duurzaam implementeren van veranderingen op het gebied van HRM-beleid en -processen. Daarnaast een bijdrage leveren aan de doorontwikkeling van de PMO organisatie en PMO rol binnen het bedrijfsbureau van de dienst HRM. Dit beoogde resultaat zal tijdens het verificatiegesprek in meer detail worden toegelicht.
Verantwoordelijkheden
Je draagt zorg voor het opzetten van de projectadministratie en bewaakt deze. Je beheert documenten, templates en procedurebeschrijvingen. Je draagt zorg voor verslagleggen van bijeenkomsten en bijhouden van de actiepunten. Je draagt bij en geeft uitvoering aan projectcommunicatie. Je ondersteunt de projectleiders bij het administreren van projecten. Je ondersteunt de projectleiders bij het opzetten en bewaken van de project(mijlpalen)planning. Je ondersteunt de projectleiders op het gebied van risicomanagement en issuemanagement. Je ondersteunt de projectleiders bij het het aanvragen van BVCM codes en het beheer van de urenregistratie. Je ondersteunt projectleiders bij het verzamelen van informatie voor het maken van de voortgangsrapportages. Je faciliteert bij het organiseren en uitvoeren van belangrijke project- en afdelingsbijeenkomsten.
Contacten
Je onderhoudt contacten met opdrachtgevers ( MT Dienst HRM ), collega projectleiders, projectondersteuners, projectmedewerkers en je hebt collegiale afstemming met de beleidsdirectie HRM en overige PDC-diensten met betrekking tot beleidsontwikkelingen en -implementaties.
Opleiding
- Minimaal een erkende en volledige HBO diploma in de richting van PMO.
Professionele kennis en werkervaring
- Aantoonbare werkervaring als projectondersteuner ( 5 tot 10 jaar )
- Aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van projecten op het gebied van (HRM-)beleid en werkprocessen.
- Aantoonbare werkervaring met Prince 2, IPMA of andere projectmanagementmethodiek bij voorkeur kennis van (HRM-)aandachtgebieden, en (HRM-)werkprocessen.
- Aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie.
Competenties
- Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid – Maakt feiten, meningen en ideeën aan anderen in begrijpelijke taal mondeling duidelijk.
- Organisatievermogen – Bepaalt prioriteiten en geeft de benodigde acties, tijd en middelen aan om ervoor te zorgen dat activiteiten plaats vinden en zaken geregeld worden. Evalueert de voortgang en stelt waar nodig de planning en opzet bij.
- Klantgerichtheid – Herkent en onderzoekt de wensen en behoeften van anderen en speelt daarop in.
- Kwaliteitsgerichtheid – Stelt hoge eisen aan de kwaliteit van het eigen werk. Is voortdurend op zoek naar mogelijkheden om de kwaliteit te verbeteren.
- Flexibel gedrag – Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden.
- Samenwerken – Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat.