1. Zoek regelmatig en persoonlijk contact
Communiceer veel en vaak met je team. Zorg voor een digitale weekstart waarbij iedereen aan kan sluiten, geef het team heldere weekdoelen en een peptalk. Plan daarnaast veel digitale of telefonische één-op-ééntjes, zodat elk teamlid gehoord en gezien wordt. De kracht van een goed gesprek geldt ook op afstand. Een spontaan belletje met de vraag hoe het gaat en of je ergens bij kunt helpen werkt. Waar loop je tegenaan? Wat heb je nodig om deze week successen te boeken? Maak de drempel om hulp te vragen zo laag mogelijk. Zet bijvoorbeeld een ‘kleine-vragen-uurtje’ in je agenda. Zorg dat je goed bereikbaar bent en communiceer helder over je bereikbaarheid.
2. Bereid teamvergaderingen goed voor
Het vreet energie om de hele dag in calls te zitten die noodgedwongen lang duren door een slechte voorbereiding of gebrek aan agendapunten. Bereid daarom alle teamvergaderingen goed voor en spoor je teamleden aan dit ook te doen. Deel vooraf een agenda en een paar simpele gedragsregels over het gebruik van het digitale vergadermiddel. Gebruikt iedereen videobeeld en de microfoon? Zorg dat de technologie werkt, begin op de starttijd en manage de tijd ook strak gedurende de vergadering.
3. Praat over de visie en stel heldere doelen
In vergaderingen gaat het vaak over het proces (how) en de inhoud (what) van werkzaamheden. Creëer juist hier ook ruimte voor het grotere plaatje: de visie en doelen van de organisatie (why). In de ‘waarom’ zit namelijk de toegang tot de drijfveer en het commitment van je team verstopt. Leg uit waarom je bepaalde doelstellingen stelt voor het team, hoe die doelen bijdragen aan het grotere geheel en wat er gebeurt als die doelen niet behaald worden. De simpele toevoeging “We doen dit omdat…”, wil vaak al helpen.
4. Geef vertrouwen en laat los
Zittend in een kantoor heb je misschien het gevoel dat je beter zicht hebt op waar je teamleden mee bezig zijn, maar ook dan kijk je niet met elke stap mee over hun schouders. Je maakt afspraken over doelen en geeft je medewerkers de vrijheid om zelf in te vullen hoe ze deze bereiken. Omdat je tip 1 gebruikt en veel contact hebt met je teamleden, weet jij goed wat er speelt en kun je loslaten. Wees vooral helder over je verwachtingen: weet iemand wat hij of zij inhoudelijk moet doen of opleveren? Zijn er nog barrières voor de uitvoering? Dat is waar jij kunt helpen. Vertrouw verder op de talenten van je medewerkers.
5. Stel je kwetsbaar op en neem het schuldgevoel weg
Thuiswerken is compleet anders dan werken op een kantoor. Iedereen is wat minder productief en sneller afgeleid door huisgenoten, kinderen, partner of huishoudelijke klusjes. Daar ontstaat een schuldgevoel dat soms zelfs wordt overgecompenseerd door het maken van extra uren. Dat gaat ten koste van het werkplezier. Toon daarom begrip en wees flexibel, want iedereen doet wat hij of zij kan. Jij toch ook? Het vertrouwen van jouw teamleden groeit wanneer je jezelf kwetsbaar opstelt. Laat zien dat jij het soms ook niet weet, dat ook jij fouten maakt en dat dat niet erg is. Luister goed naar wat je medewerker bezighoudt en help mee met het zoeken naar oplossingen.
6. Deel complimenten uit en maak dit zichtbaar voor de rest
Hoe toon je op afstand dat je blij bent met het werk van je teamleden? Een high five, schouderklopje of ‘boks’ kan niet, maar erkenning en complimenten komen in vele vormen. Deel ze op het intranet van je werk, tijdens de vrijmibo (zie tip 10) of in een mail naar het hele team. Zoek een middel om jouw waardering te uiten.
7. Besteed aandacht aan ontwikkeling
Crisis of niet, de leerbehoefte van medewerkers blijft hetzelfde en is een goede motivator. Denk dus mee over hoe je teamleden zich op een laagdrempelige manier kunnen ontwikkelen. Welke onderwerpen vinden ze leuk? Of welke skills willen ze zichzelf aanleren? Kan dat via een (gratis) webinar of door zelf op onderzoek uit te gaan? Of misschien door te praten met een mentor of senior in de organisatie? Denk ook na over hoe deze nieuwe kennis kan worden gedeeld in de rest van het team. Help je medewerker in kwestie het geleerde in de praktijk te brengen met de voorbeelden uit tip 9.
8. Vier successen en het leven
Weekdoel behaald? Nieuwe klant binnen gesleept? Probleem opgelost? Sta er bij stil! Neem de tijd om dit te vieren. Stuur een taart, flesje bubbels, bloemen of persoonlijk cadeautje naar wie het verdient. Vergeet ook verjaardagen en jubilea niet. Ook op afstand kun je speciale gelegenheden speciaal vieren.
9. Stimuleer initiatieven en creativiteit
Op afstand is het lastiger van elkaar te leren. Dit kun jij als leider faciliteren. Creëer bijvoorbeeld een buddy-systeem: twee collega’s die bij elkaar terecht kunnen voor vragen, om te sparren en voor een stukje ontspanning. Organiseer brainstormsessies en bedenk duo-opdrachten die zorgen dat je team de verbinding met elkaar opzoekt. Stuur je collega’s naar een webinar en laat ze na afloop de kennis delen met de rest van het team. Of nodig eens een klant of expert uit in een teammeeting!
10. Vergeet niet te lachen!
Je verbonden voelen op afstand brengt de nodige uitdagingen met zich mee. Een team is een sociaal vangnet als het even tegenzit en dus erg belangrijk voor een goede samenwerking. Houd het teamgevoel in stand door regelmatig samen te komen als team. Organiseer digitale koffiemomenten en een knallende digitale vrijmibo met pubquiz om te ontladen én de week af te sluiten met een glimlach.