1. Neem verantwoordelijkheid
Als leidinggevende ben je eindverantwoordelijke. Jij bent aansprakelijk voor het resultaat – of dit nu succes of mislukking is. Wanneer een project heeft gefaald, heeft het geen zin om naar een ander te wijzen. Erken fouten die zijn gemaakt en kijk eerst zelf in de spiegel: wat had jij anders moeten doen? Blijkbaar heb jij als leidinggevende niet duidelijk gemaakt welke beslissingen er wel of niet gemaakt mochten worden. Heb je het plan wel helder uitgelegd? De schuld opeisen is niet makkelijk. Het vergt moed en nederigheid maar het helpt je te groeien als leider en de prestatie van je team te verbeteren. Wees vervolgens oplossingsgericht. Met welk plan zorg je wél voor succes? Train en begeleid de mensen die onder de maat presteren maar besef ook dat het team en het doel van het team belangrijker zijn dan een individu. Is het nodig om iemand te laten gaan als dat helpt bij het behalen van jullie doelen?
2. Dwing normen af
Als je als leidinggevende toelaat dat je team ondermaats presteert, wordt dat de standaard. Accepteer dus geen matige prestaties, maar zorg voor consequenties als iets niet gaat zoals het zou moeten. Die consequenties hoeven niet zwaar te zijn, maar het moet duidelijk zijn dat taken herhaald moeten worden totdat de goede maatstaf bereikt is. Dat moet op zo’n manier dat het team aangemoedigd wordt én in staat wordt gesteld het gewenste resultaat te behalen.
3. Geloof in de werkzaamheden van je team
Iedereen in het team moet niet alleen begrijpen wat hij moet doen, maar ook waarom hij dat moet doen. Dit begint bij jezelf. Als je er zelf niet in gelooft, hoe ga je het dan ooit kunnen verkopen aan je team? Als van hogerop bepaald is dat een project moet worden uitgevoerd, probeer dan te begrijpen hoe dit project past in de strategische organisatiedoelen. Vraag het na als je hier zelf moeite mee hebt en help je team dit ook te begrijpen. Iedereen in het team moet geloven dat de manier waarop het gedaan gaat worden, de beste manier is.
4. Zet je ego opzij
Iedereen heeft een ego, en dat is prima. Het kan je helpen te excelleren en je doelen te behalen. Maar het kan ook enorm in de weg zitten wanneer het je oordeel beïnvloedt en verhindert dat je de zaken ziet zoals ze zijn. Ego verhindert dat je je eigen prestaties en de prestaties van je team eerlijk en realistisch kunt beoordelen. Voorkom dat je persoonlijke agenda belangrijker wordt dan je team en het succes van je team. Laat de gedachte niet toe dat je te goed bent om te kunnen falen.
5. Werk samen
Om op het hoogst mogelijke niveau te kunnen presteren, is samenwerking essentieel. Dit kan ook betekenen dat verschillende afdelingen en groepen binnen een organisatie de samenwerking moeten opzoeken, elkaar moeten vertrouwen en begrijpen hoe ze van elkaar afhankelijk zijn. Als je onafhankelijk opereert en tegen elkaar werkt, kan dat de resultaten van de organisatie immers behoorlijk negatief beïnvloeden.
Binnen organisaties bestaan vaak verschillende divisies. Als binnen die divisies teams zich enkel met hun eigen werkzaamheden bezighouden, vergeten ze wat anderen doen en hoe zij op elkaar moeten vertrouwen. Er zullen problemen ontstaan op het moment dat verschillende teams met elkaar gaan concurreren, er obstakels ontstaan en daardoor anonimiteit ontstaat en mensen elkaar de schuld gaan geven. Het is aan de leidinggevende om continu de strategische missie in het oog te houden en het team te herinneren aan het feit dat ze deel zijn van een groter deel dat dezelfde missie deelt.
6. Houd het simpel
Het is essentieel dat iedereen begrijpt wat zijn of haar rol is in een project en wat er gedaan moet worden. Plannen en instructies moeten dus zo simpel, duidelijk en beknopt mogelijk worden gecommuniceerd. Je kunt het altijd complexer maken, maar dan moet je wel weten dat de basis duidelijk en realistisch is. Ook moet iedereen begrijpen waarom er wat gedaan moet worden.
Een project of opdracht moet een algemeen doel en een gewenst eindresultaat hebben. Dit moet de leidinggevende aan het team kunnen uitleggen. Het moet door iedereen begrepen worden en iedereen uit het team moet zich in zijn beslissingen en acties door het doel laten leiden. Welke acties dragen het beste bij aan het behalen van een doel? Er moet een sfeer zijn waarin medewerkers zich vrij voelen om vragen te stellen als dit nodig is.
7. Prioriteer en voer uit
Of we het nu over een oorlogsgebied of een kantooromgeving hebben, er kunnen soms veel uitdagingen op je af komen. Toch zal een leidinggevende altijd rustig moeten blijven en de best mogelijke beslissingen moeten blijven maken. Wanneer het je te veel wordt, vallen de auteurs van Extreme Ownership terug op het volgende principe: ‘Prioriteer en voer uit’. Bedenk wat het allerbelangrijkste is en pak dat als eerste aan. Pak daarna het volgende aandachtspunt aan, en ga zo door.
Door zorgvuldig te plannen kunnen leidinggevenden op bepaalde uitdagingen anticiperen. Bedenk bij het uitvoeren van projecten welke uitdagingen zouden kunnen ontstaan en hoe je daarmee om kunt gaan. Als je hier vooraf al rekening mee houdt, is de kans op succes groter.
8. Plan
Wanneer het doel van een project is bepaald, is verdere informatieverzameling nodig om een zorgvuldig plan te ontwikkelen. Belangrijk hierbij is om alle beschikbare bronnen te raadplegen en te vertrouwen op de expertise van de mensen die de meest correcte en up-to-date informatie hebben. Leiders doen er goed aan deze informatieverzameling aan het team over te laten. Teamparticipatie is niet alleen noodzakelijk om oplossingen te vinden voor problemen, maar het draagt ook bij aan de individuele betrokkenheid.
Laat als leidinggevende ook de verantwoordelijkheid om plannen te maken over aan het team. Dit helpt je om objectief en van een afstandje naar de resultaten te kunnen kijken en mogelijke complicaties te herkennen.
9. Accepteer onzekerheid
Je zult nooit een compleet plaatje hebben van de resultaten en de consequenties van je acties. Het is essentieel om je niet te laten verlammen door onzekerheid en twijfels. Als leidinggevende moet je comfortabel zijn met het feit dat je nooit 100% zeker kunt zijn dat jullie de juiste oplossing hebben bedacht. Je moet bereid zijn beslissingen aan te passen op het moment dat situaties zich ontwikkelen en nieuwe informatie beschikbaar komt. Informatieverzameling is belangrijk, maar realistische verwachtingen hebben is dat ook.
Kortom, wees voorbereid op het maken van beslissingen gebaseerd op ervaring, kennis, verwachte uitkomsten en alle beschikbare informatie. Uitkomsten zijn nu eenmaal nooit zeker – succes is nooit gegarandeerd.
10. Blijf lachen!
Zorg voor een goede sfeer binnen je team. Heb aandacht voor je teamleden, begrijp hun motivaties en ken ze, hun leven en hun familie. Onderneem activiteiten om aan teambuilding te doen, en uiteraard, zorg dat er ruimte is om te lachen met elkaar! Maar één laatste tip: groei nooit zo naar je teamleden toe dat de ene relatie beter wordt dan de andere. Of dat er wordt vergeten wie de leiding heeft.