1. Bewaak je agenda
Hoe ziet je agenda eruit? Heb je een plan of een strategie? Je agenda helpt je niet alleen je afspraken te noteren, maar ook je werkweek te structureren door je belangrijkste werkzaamheden in te plannen. Geef jezelf de ruimte door 20% van je werkuren open te laten voor onvoorziene werkzaamheden of uitloop. Schrap activiteiten die je toch niet van plan bent bij te wonen of uit te voeren en houd je aan de zaken die je er bewust in hebt gezet.
Soms moet er zoveel gebeuren dat het je gaat duizelen. Het gevolg? Je laat je planning los en je doet wat op dat moment goed voelt. Als er iets is wat niet helpt om je werk gedaan te krijgen, dan is het je gevoel volgen. Begin juist met die ingewikkelde maar belangrijke klus. De ultieme tip: plan je week alsof het de laatste werkweek is voor je vakantie. Zo begin je elk weekend met het gerustgestelde gevoel dat je je absolute prioriteiten hebt afgehandeld.
2. Prioriteer
Om snel en effectief te kunnen plannen waar je je tijd aan wilt besteden, is het handig om eerst je prioriteiten helder te hebben. Die bepaal je aan de hand van je verantwoordelijkheden:
- Wat staat er in je functieomschrijving?
- Wat zijn de doelen van je organisatie of team?
- Welke prioriteiten heb je afgestemd met je leidinggevende?
- Aan welke projecten werk je en zijn anderen hierin afhankelijk van jouw werk
3. Werk met een takenlijst
Elke kleine of grotere taak waaraan je hersenen je blijven herinneren is een zogeheten ‘open loop’: ‘ik moet mijn collega nog terugbellen over dat rapport’ of ‘ik moet nog die ene groepsafspraak inplannen’. Hoe meer open loops, hoe meer seintjes je krijgt van je hersenen ter herinnering. En dat veroorzaakt stress.
Die open loops kun je tijdelijk uitzetten door al je openstaande taken te noteren. Beperk je hierbij niet tot kantoortaken. Noteer alles wat er door je hoofd spookt, ook als dit betrekking heeft op je huis, hobby, vakantie of familie. Ook al rond je met het noteren op zich niets af, het feit dat je alles op een rijtje hebt geeft je rust in je hoofd. Denk bijvoorbeeld aan:
- Lopende projecten
- Projecten waarmee je aan de slag wilt
- Doelen die je je gesteld hebt
- Belangrijke telefoongesprekken of e-mails
- Afspraken die je moet plannen en/of voorbereiden
- Presentaties
- Administratie
- Persoonlijke ontwikkeling
- Te lezen boeken, tijdschriften of nieuwsbrieven
- Plekken om te bezoeken
Gebruik hiervoor bij voorkeur een digitale app die beschikbaar is op telefoon én computer. Voorbeelden van apps die overzichtelijk en snel zijn, zijn Things (voor Mac en iPhone) en Todoist (voor Windows en Android-telefoons).
Waarschijnlijk werk je met meerdere mensen samen en wacht je geregeld op iemands reactie om verder te kunnen. Noteer deze taken in een ‘Wachten op’-lijst om overzicht bewaren.
4. Noteer je taken als acties
Stel, je gaat op vrijdag naar een leiderschapscongres. Je zit in de trein naar huis en bedenkt dat je je opgedane kennis graag met je team wilt delen. Voordat je je weekend begint, noteer je nog snel in je takenlijst: ‘kennis delen leiderschapscongres’. Op maandagochtend open je je takenlijst en zie je dit staan. Krijg je zin om eraan te beginnen? Niet per se. Weet je wat je te doen staat? Eigenlijk niet.
Dit los je op door je taken actiegericht en behapbaar te verwoorden. Bijvoorbeeld: ‘aantekeningen leiderschapscongres uittypen’ of ‘lunchpresentatie plannen in de agenda’s van het team’. Maak je taak concreet, gebruik werkwoorden en geef aan op welke dag of op welk moment je deze actie wilt uitvoeren. Lukt het je niet gelijk om een actie te bedenken? Zet dan desnoods in je takenlijst: ‘Eerstvolgende actie voor project X bedenken’.
De denkstap ‘Wat ga ik nu doen?’ maak je op deze manier overbodig. Je hoeft niet meer naar je hele actielijst te kijken, je begint gewoon bij de acties die je voor vandaag had bedacht.
5. Geef je taken labels
Labels maken je takenlijst overzichtelijk. Bij labels kun je denken aan personen, locaties of de hoeveelheid energie die het je kost. Stel, je ziet de CEO van je organisatie niet zo vaak en je hebt een lijstje met onderwerpen die je met hem wilt afstemmen. Door hem als label aan je taken te koppelen, kun je gemakkelijk het hele onderwerpenlijstje tevoorschijn halen als je hem tegen het lijf loopt.
Dit principe geldt ook voor locaties als je geregeld op verschillende plekken werkt en je niet alles overal kunt doen. En op die momenten aan het eind van de dag dat je niet zoveel energie hebt kun je eenvoudig de taken tevoorschijn toveren die je als ‘simpel’ hebt gelabeld.
6. Gebruik de Eisenhower-matrix
Als volgende stap kun je je werkzaamheden indelen in de Eisenhower-matrix. Dit schema helpt je bepalen welke acties bij welke taken horen.
Dit schema stelt je twee vragen:
- Hoe belangrijk is de taak? Oftewel, hoe groot zijn de gevolgen?
- En hoe urgent is de taak? Oftewel, moet het nu gebeuren of kan het ook later?
Via deze vragen plaats je je taak in één van de vier kwadranten.
7. Neem de tijd voor creatief werk
Creatief denkwerk vraagt tijd. Stel, je blokt een halve dag om aan een project te werken. Dan kan een afspraak van dertig minuten midden in dit blok desastreus zijn voor je creatieve proces. Verschillende manieren van werken vereisen verschillende concentratiemodes en het schakelen hiertussen kost veel tijd: zonde! Blok daarom een langere, aaneengesloten periode in je agenda voor creatief werk. Bewaak deze tijd door afspraken die tussendoor komen te weigeren, je mail uit te zetten en je af te zonderen indien mogelijk.
8. Niet ieder moment is geschikt voor elk soort werk
Niet iedereen piekt op dezelfde momenten van de dag. Op sommige tijdstippen ben je nu eenmaal slimmer, creatiever of langzamer dan op andere. Luister naar je lichaam en leer je piekmomenten kennen. Zo weet je of je je brainstormsessies, analytische taken of besluitvormingsprocessen het beste in de ochtend of juist in de middag kunt plannen.
9. Verwerk je mail
Voor velen is het een utopische droom: al je mails afhandelen en een lege mailbox hebben. Gelukkig hoef je niet per se e-mails weg te werken, je kunt ze ook verwerken. Dit houdt in dat je je mails goed leest, een vervolgactie bedenkt en dit aan de afzender communiceert. Bijvoorbeeld:
- Je wijst de mail af, want de inhoud is niet relevant voor je of past niet bij je doelen. Houd hierbij de Eisenhower-matrix in gedachten. Je communiceert dit besluit en archiveert de mail.
- Er is geen actie nodig dus je archiveert de mail.
- Er is actie nodig maar dit kun je binnen twee minuten afhandelen. Dit doe je direct.
- Er is een actie nodig die meer tijd van je vraagt en hier is een harde deadline aan verbonden. Je plant dit in je agenda en laat dit de afzender weten.
- Er is een actie nodig maar dit heeft geen haast. Je voegt de taak toe aan je takenlijst. Je communiceert dat een inhoudelijke reactie later volgt.
Plan driemaal per dag een moment om je e-mails te verwerken en negeer je inbox de rest van de tijd. Zet notificaties uit en laat je dag niet leiden door je mail. Leer toetsencombinaties uit je hoofd om met sneltoetsen sneller mails te schrijven, archiveren of verzenden. Je voert deze commando’s tenslotte zo vaak uit dat het gegarandeerd tijdwinst oplevert.
10. Vergeet niet te lachen